So führen Unternehmen ein ERP erfolgreich ein

Was ist bei der Einführung von ERP zu achten?

Wer sich gut mit ERP auskennt, wird sämtliche Vorteile mit Leichtigkeit im Unternehmen umsetzen können. Dabei spielen natürlich gewisse Erfahrungswerte eine eminente Rolle. Doch was ist zu bedenken, wenn es zu einem ersten ERP kommt?

©Foto: iStockphoto NicoElNino

Gezielt vorbereiten und Analysen vornehmen

Auch wenn es vielleicht zunächst den Anschein haben mag: Doch große Einführungsbögen und aufwendige Zeichnungen und Erklärungen auf Whiteboards sind bei ERP Projekten eingangs weniger sinnvoll. Es ist wesentlich ratsamer, sich zunächst genau zu überlegen, ob ausreichend Ressourcen für das ERP zur Verfügung stehen und welche Mitarbeiter an Bord geholt werden sollten. Eine solide Vorbereitung ist daher empfehlenswert.

Sind die Anforderungen geklärt, kann es weiter mit der Analyse gehen. Dabei ist genau in Erwägung zu ziehen, was das ERP-System können sollte. Das betrifft nicht nur die technische Seite, sondern auch funktionale Features. Werden also alle Punkte genau, kritisch und kategorisch durchleuchtet, kann die gesamte ERP Einführung ins Unternehmen erfolgreicher verlaufen.

Lastenheft anlegen

Erst nach der ausführlichen Analyse können alle Gedanken und Überlegungen in einem Lastenheft eingebunden werden. Dieses sollte neben Informationen und Übersichten zur technischen Infrastruktur auch einen Zeitplan des ERP enthalten. Dabei gilt es, neben einer Longlist auch eine Shortlist einzubeziehen.

Die Longlist enthält dabei zunächst eine grobe Auswahl verschiedener ERP Dienstleister. Diese können nach Anfrage genaue Aussagen zur Umsetzung bieten, Lösungen preisgeben und wertvolle Infos zum Nutzen für das Unternehmen offerieren.

Nach dem Anlegen der Longlist und dem Abfragen bei ERP-Anbietern sowie IT-Dienstleistern in München, Berlin, Hamburg oder Köln kommt es im Anschluss zu einer Shortlist. Diese enthält alle geeigneten Anbieter, die dem Unternehmen Mehrwert bieten. Mit diesen können Geschäfts- oder Abteilungsleiter demnach ein persönliches Gespräch vornehmen und verschiedene Optionen genauer festhalten.

ERP Systeme auswählen und Workshops anbieten

Ist die Shortlist abgearbeitet, kann sich schließlich für einen ERP Partner entschieden werden. Dieser empfiehlt im Anschluss ein passendes ERP System, das ideal zum Unternehmen passt. Damit das gesamte Team die Software jedoch nutzen kann, ist es maßgeblich, einen passenden Workshop anzubieten. In diesem Rahmen lassen sich alle Fragen und Anforderungen abklären. Mithilfe einer ausführlichen Präsentation erhält das gesamte Unternehmen zudem sämtliche Informationen, um das System anschließend vorteilhaft nutzen zu können.

Nach dem Workshop folgt die Implementierung

Ziel ist es natürlich, das ERP System nach dem Workshop für das Unternehmen zu nutzen. Erhalten die Mitarbeiter also Schulungen, steht auch der Einführung der ERP ins Unternehmen nichts mehr im Wege. Dazu ist es maßgeblich, mehrere Migrationstests vorzunehmen. Das Unternehmen überprüft das gesamte System direkt und kann alle Funktionen genauer unter die Lupe nehmen. Es gilt als essenziell, die Mitarbeiter für ERP fitzumachen, damit die Software den gesamten Unternehmensalltag vorteilhaft erleichtert.

Selbstverständlich kann es während des Workshops oder beim Implementieren des ERP Systems zu weiteren Fragen oder Problemen kommen. Der IT-Dienstleister steht dem Unternehmen jedoch mit Rat und Tat zur Seite und gibt wertvolle Ratschläge und Hinweise mit. Vermutlich tun sich erst in der Praxis weitere Fragen auf, die jedoch direkt mit dem ERP Team besprochen werden sollten. Je intensiver das Unternehmen mit dem Thema vertraut ist, desto besser kann es von der Materie profitieren.

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